De zin en onzin van vergaderen

We vergaderen wat af tegenwoordig. We stappen van Teammeeting, naar MT-overleg, naar Projectvergadering, naar… vul maar in. De agenda zit vol met besprekingen, in zaaltjes of op kantoor, en vandaag de dag vaak via een beeldscherm. Met een beetje pech kom je uit het overleg met extra werk waar je eigenlijk geen tijd voor hebt, omdat je vol zit met meetings. Een overvloed aan vergaderingen leidt tot een enorme verspilling van energie, talent, productiviteit en capaciteit. We komen niet meer toe aan het eigen werk, reflectie, echt contact, herstel … wat een armoe.

Geen tijd

Edwin* is Teammanager bij een onderwijsinstelling. Zijn team bestaat uit meer dan 30 docenten en ondersteunend personeel. Edwin is lid van het managementteam van de faculteit en betrokken bij een aantal projecten die tot verbetering van het onderwijs moeten leiden. Kortom: een druk man met een agenda vol meetings. In de korte tijd die hij tussen zijn vergaderingen had, was hij gekluisterd aan z’n beeldscherm om, maar zo snel mogelijk zijn e-mails te doen en aan zijn prioriteiten te werken. Zijn teamleden kregen hem buiten het reguliere overleg nauwelijks te zien en Edwin zelf verloor langzamerhand zijn enthousiasme voor zijn werk. “Ik ben alleen maar aan het overleggen en kom niet meer toe aan mijn werk!” zei Edwin toen hij mijn coachpraktijk binnenstapte. Hij wilde het anders gaan doen.

Informatie, discussie, besluitvorming

Natuurlijk kan vergaderen zinvol zijn. We wisselen informatie uit en delen updates met de betrokkenen, dat voorkomt miscommunicatie. Het biedt een platform om na het uitwisselen van de verschillende standpunten tot belangrijke beslissingen te komen. Ook geeft vergaderen gelegenheid om te netwerken en relaties op te bouwen binnen het team. Samenwerken en communiceren zijn nu eenmaal de belangrijkste basis voor een positieve werkomgeving.

Toegevoegde waarde

Meetings zijn echter zo’n gewoon onderdeel van het werken in organisaties geworden dat we er vaak niet eens meer over nadenken of we wel mee moeten doen. We accepteren de uitnodiging voor bijna elke vergadering omdat we betrokken zijn bij het onderwerp of het team. Of omdat we juist druk willen zijn, belangrijk willen zijn door mee te vergaderen. Maar is het wel zo nodig dat je bij dit specifieke overleg aanschuift? Wat is jouw toegevoegde waarde daar?

Tijdverspilling

Vergaderingen worden nogal eens ervaren als tijdverspilling. Ze lopen uit, duren langer dan nodig is, er praten te veel mensen mee, de discussies worden inefficiënt en dwalen af van het onderwerp of het doel van de bijeenkomst. Een deel van de mensen zit ondertussen wat anders te doen. Praten over het werk wordt belangrijker dan het werk zelf. Dit alles belemmert de productiviteit en vertraagt de besluitvorming. Vooral maakt het dat we, van meeting naar meeting hollend, plezier in ons werk verliezen, teveel werkdruk ervaren, en focus kwijtraken op wat echt belangrijk is.

Hoe dan wel? Vijf tips:

Vergaderen en overleggen heeft zin! Maar moet veel effectiever.

1. Begin bij de vraag aan jezelf: voor wie is het belangrijk dat ik dit overleg organiseer? Of voor wie is het belangrijk dat ik aan deze meeting deelneem? Wat is de toegevoegde waarde? Wat wil ik er zelf mee bereiken? Als dit niet helder is, zeg dan nee.
2. Ga je wel? Bereid je dan goed voor. Zorg voor een goede agenda met achtergrondinformatie voor alle deelnemers. Dit helpt om de vergadering gericht en efficiënt te houden.
3. Beperk de duur: Hou de vergadering kort en to the point. Bepaalde vergaderingen kunnen vast worden vervangen door e-mails of korte brainstormsessies, dat verhoogt de algehele productiviteit.
4. Beperk de frequentie: moet deze meeting echt elke week of is een keer per maand of een andere frequentie voldoende?
5. Betrek minder en de juiste mensen: nodig alleen de relevante personen uit voor de vergadering. Dit zorgt voor een efficiëntere besluitvorming en voorkomt dat de vergadering te groot wordt.

Focus

In ons coachtraject heeft Edwin kritisch naar zichzelf en zijn werkpatronen gekeken. Hij realiseerde zich dat hij omwille van de status van zijn functie zich te veel aanpaste aan de verwachtingen van zijn omgeving. Zodra hij vanuit zichzelf en zijn eigen toegevoegde waarde ging kijken naar zijn verantwoordelijkheden, kon hij beter kiezen uit zijn prioriteiten en focus aanbrengen in zijn werk. Dat gaf rust en overzicht, waardoor hij veel gerichter en met groot gemak ja of nee kon zeggen tegen meetings.

Zin en onzin

Vergaderen heeft zin. Maar de overvloed aan meetings haalt de zin ervan onderuit. Het belang van kritisch zijn bij het plannen van vergaderingen, en het al dan niet deelnemen eraan, wordt steeds groter in organisaties. Teveel tijd, energie, talent en productiviteit gaat verloren aan meetings. Dus vraag je af of jouw vergadering echt nodig is. Als dat zo is, bereid ze dan goed voor, wees beknopt en gericht in alle opzichten. Je gaat dan vast meer zin krijgen om te werken!

Josée van Hage
April 2024

*de naam Edwin is om privacy redenen gefingeerd

P.S.:

Efficiënte meetings met jouw team

De missie van Sermone is concreet bij te dragen aan de ontwikkeling van mensen in de context van organisaties. Voor mij is een organisatie pas succesvol als mensen er met plezier samenwerken. Dat houdt in dat kwaliteit in communicatie, leiderschap en samenwerking een bewuste keuze zijn en de basis voor professionele en persoonlijke ontwikkeling van alle deelnemers aan de organisatie. Daar horen efficiënte overlegstructuren bij. Hoe pak je dat aan met jouw team?

Wil je meer informatie of sparren over efficiënt overleg in jouw team? Kijk dan op https://sermone.nl/over-sermone-bv/ of maak direct een afspraak voor een strategiegesprek via https://joseevanhage.youcanbook.me/