Als sneller en slimmer werken niet meer werkt tegen de werkdruk en stress

Duurzame inzetbaarheid van medewerkers staat hoog op de HR-agenda van steeds meer organisaties. In de huidige krappe arbeidsmarkt past dit bij de wens medewerkers langer te willen behouden voor de organisatie. Werkdruk en stressmanagement zijn onderwerpen die, als ze geen aandacht krijgen, in de weg zitten van duurzame inzetbaarheid. Managers hebben de verantwoordelijkheid zowel voor zichzelf als voor hun teamleden werkdruk en daaraan gerelateerde stresssignalen te herkennen en aan te pakken.

Wat is werkdruk en stress?

Werkdruk heeft te maken met de hoeveelheid werk en de intensiteit van de taken die op iemands schouders rusten (de “taakeisen”), en de mogelijkheden die de medewerker heeft om het werk goed uit te voeren (de “regelmogelijkheden”). Is er geen balans tussen taakeisen en regelmogelijkheden, dan komt het werk niet af of is de kwaliteit niet in orde. De werkdruk die daardoor ontstaat kan, zeker als de situatie langer aanhoudt, leiden tot stress. Stress is de fysieke en mentale reactie van een persoon op deze werkdruk. Dat is waar het gevaar schuilt.

Stress is goed, zolang je maar herstelt

Stress is een oeroude reactie van het lichaam, die ervoor zorgt dat we onszelf in gevaarlijke situaties konden redden door te vluchten, te vechten of te bevriezen. Door stress konden we bijvoorbeeld harder weg rennen voor een leeuw. In de huidige tijd zonder leeuwen is stress nog steeds functioneel, bijvoorbeeld als we voor een auto moeten wegspringen of een deadline willen halen. Als we daarna goed uitrusten en ons lichaam laten herstellen van de adrenaline, is er geen probleem. Stress is namelijk bedoeld om een korte tijd te kunnen pieken. Het geeft ons dan ook meer energie, spierkracht, concentratie, focus en alertheid. Handig en noodzakelijk in het werk!

Wanneer komt hoge werkdruk en stress voor?

Werkdruk en stress kunnen op verschillende momenten en in verschillende situaties optreden. Het kan gebeuren tijdens piekseizoenen wanneer deadlines dichterbij komen, bij onvoorziene omstandigheden zoals het plotseling ziek worden van een collega, of zelfs bij veranderingen zoals een reorganisatie of de introductie van een nieuwe werkwijze. Omstandigheden in de privésfeer van de medewerker kunnen de impact van werkdruk versterken en het risico op stress vergroten. Denk bijvoorbeeld aan het overlijden van een naaste, mantelzorg, maar ook een verhuizing, huwelijk of geboorte zijn druk verhogende factoren. Stress is een veelvoorkomend fenomeen en het is belangrijk dat we de signalen herkennen.

Signalen van stress

Signalen die duiden op stress kunnen variëren van fysieke klachten zoals hoofdpijn en vermoeidheid, tot emotionele signalen zoals prikkelbaarheid, angst en een gebrek aan motivatie. Veranderingen in het gedrag van medewerkers kunnen signalen zijn van te hoge werkdruk en stress, zoals het veelvuldig te laat komen, onverklaarde afwezigheid, toenemend ziekteverzuim, veel privé moeten bellen onder het werk,  moeite hebben met veranderingen in het werk of de planning, deadlines missen, veel klagen of cynische opmerkingen maken, ongewoon veel fouten maken, of trager gaan werken en een lagere productiviteit.

Wat kun je ertegen doen?

Medewerkers die langdurig te maken hebben met te hoge werkdruk raken niet alleen gestrest, maar ook gedemotiveerd. Dit kan leiden tot langdurig verzuim (burn-out ligt op de loer!) of ongewenst vertrek van de medewerker. Nu komt het belangrijkste deel: wat kunnen we doen om werkdruk en stress te managen en te verminderen? Dat begint bij de manager zelf. Als jouw eigen werkdruk te hoog is en stress geeft, hoe kun je dan het voorbeeld geven aan je teamleden? Hoeveel ruimte heb je om voor de ander te zorgen als je zelf overladen bent?

Als je bij meerdere medewerkers (en dus bij jezelf!) signalen van werkdruk en stress waarneemt, is het zinvol het structureel aan te pakken, en dat samen met je team te doen. Zij weten immers het beste waardoor de werkdruk ontstaat. Hier zijn een aantal tips:

1. Communicatie is de sleutel!

Voer het goede gesprek. Zorg ervoor dat je regelmatig incheckt met je individuele teamleden. Stel de juiste vragen als je signalen van stress waarneemt. Open en eerlijke communicatie helpt om spanningen vroegtijdig te signaleren en aan te pakken.

2. Ga in gesprek met het team

Inventariseer met het team waardoor zij werkdruk ervaren. Maak op basis van de input een top 5 van de belangrijkste knelpunten die voor de meeste medewerkers werkdruk geven en voor problemen zorgt.

3. Realistische doelen en deadlines

Prioriteer de knelpunten en oplossingen in een haalbaar en realistisch stappenplan, zodat je zo snel mogelijk aan de slag kunt om de werkdruk te verminderen. Zorg ervoor dat de doelen en deadlines realistisch zijn. Onrealistische verwachtingen kunnen leiden tot onnodige werkdruk en stress.

4. Maak afspraken en biedt ondersteuning

Wie doet wat? Doe dit samen het team zodat jullie samen verantwoordelijk zijn. Zorg voor een ondersteunend werkklimaat waarin teamleden zich veilig voelen om hulp te vragen. Bied waar mogelijk flexibiliteit in werkuren of thuiswerkmogelijkheden.

5. Deel successen

Evalueer of de oplossingen ook daadwerkelijk geholpen hebben om de werkdruk te verminderen. Ja: super! Vier het succes. Nee: bedenk waarom het minder effect had en bespreek hoe jullie dit kunnen aanpassen of dat er een andere oplossing beter past.

Verantwoordelijkheid

Managers zijn er verantwoordelijk voor een omgeving te creëren waarin teamleden zich gesteund voelen en in staat zijn hun werkdruk aan te kunnen. Proactieve en structurele aandacht voor de risico’s van werkdruk en stress, gaat bijdragen aan een gezonde en productieve werkomgeving, en daarmee aan duurzame inzetbaarheid.

Josée van Hage

September 2024

P.S.

Workshop Werkdruk en stressmanagement

Recent werd ik uitgenodigd een workshop over werkdruk en stressmanagement te verzorgen voor de leidinggevenden van een internationaal werkende commerciële organisatie. Het thema “duurzame inzetbaarheid” heeft prioriteit in deze multinational waar de werkdruk hoog is en de resultaatverwachtingen veel vragen van managers en professionals op alle niveaus.

Met deze workshop werkten we:

• aan zelfinzicht over werkdruk en stressmanagement bij de leidinggevenden,
• aan de herkenning van signalen bij hun teamleden, en
• genereerden we ideeën voor de mogelijke aanpak ervan.

In een ochtend doorliepen we het interactieve programma, waarin centraal stonden de vragen:

• wat is werkdruk en werkstress?
• waarom is het belangrijk hier aandacht aan te geven?
• hoe zit het met jouw eigen werkdruk en –stress?
• en dat van jouw teamleden?
• wat kun je eraan doen (“workload management”)?

Door met verschillende werkvormen de dialoog op gang te brengen, ontstonden inzichten en concrete ideeën waarmee de verschillende managers direct aan de slag konden in de eigen praktijk.

Wil je ook werken aan inzichten over werkdruk en stressmanagement, met aandacht voor jouzelf en jouw teams, neem dan contact met me op voor een oriënterend gesprek.